Mentions légales

Politique de traitement des renseignements personnels de Groupe Cloutier

1.    Préambule

Chez Groupe Cloutier (« GC »), nous prenons l’engagement de déployer les meilleurs efforts afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez dans le cadre de nos activités. Nous agissons toujours en conformité avec les lois fédérale et provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.

Lorsque la présente Politique fait référence à Groupe Cloutier, elle fait aussi référence à nos autres sociétés affiliées. Notre Politique s’applique autant aux clients de GC, qu’aux conseillers qui recourent à nos services. Finalement, elle couvre autant notre site web public que nos portails dédiés aux clients, conseillers et employés, à moins qu’une Politique distincte ne vous ait été remise pour un service en particulier.

2.    Que faisons-nous pour protéger vos renseignements personnels?

Groupe Cloutier a mis des mesures contractuelles, physiques et technologiques en place afin de protéger vos renseignements confidentiels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification. 

Suivant les principes et recommandations de la LPRPDE, le personnel est tenu de signer un accord de confidentialité dès le début de l'emploi. Nous avons mis en place un programme rigoureux de formation et de mise à l’épreuve en continu à l’intention de nos employés afin de nous assurer qu’ils adoptent les meilleures pratiques de l’industrie en matière de protection des renseignements personnels et de cybersécurité.

Par ailleurs, nous limitons autant que possible l’accès à vos renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin afin de remplir leurs fonctions en lien avec les produits et services auxquels vous souscrivez auprès de nous.


Nous avons mis en place des mesures de sécurité afin de protéger au maximum autant notre environnement physique que numérique. L’accès aux locaux où sont stockés des renseignements personnels sont restreints. Notre environnement technologique est protégé de différentes manières dont, sans s’y limiter, par des pares-feux et un chiffrement des données. Nous mettons également en place où cela est possible des mécanismes d’authentification à double facteur afin de pouvoir accéder à notre environnement numérique. 

Si nous communiquons avec vous de manière électronique, nous le ferons par des moyens reconnus comme étant sécuritaires. Toutefois, aucun moyen de communication n’est considéré comme étant 100% sécuritaire et, en conséquence, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue.

3.    Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Dans le cadre de notre relation, nous pouvons récolter différentes informations personnelles à votre sujet, notamment :

  • Des renseignements d’identification, comme votre nom, sexe, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale, numéros de pièce d’identité (permis de conduire, passeport, etc.), citoyenneté. 
  • Des renseignements financiers, comme votre revenu annuel, l’identité de votre employeur, votre secteur d’activité, vos informations bancaires, des informations du votre bilan financier et votre avoir net, votre profil d’investisseur ou les contrats ou comptes que vous pouvez détenir auprès d’autres institutions financières.
  • Des renseignements sur vous, comme votre situation familiale, l’identité de vos proches, le nombre de personnes à votre charge, l’identité de personnes de confiance.
  • Des renseignements médicaux comme des informations médicales comme des examens paramédicaux ou des informations sur vos antécédents médicaux en lien avec la souscription d’un produit d’assurance ou le traitement d’une réclamation. 

4.    Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?

Vos renseignements personnels pourront être recueillis de différentes manières par nos représentants ou nos employés :

  • En personne
  • Par téléphone
  • Via des formulaires papier et électroniques
  • Par des témoins de connexion (cookies) au moment où vous visiterez un de nos portails web

5.    Dans quel but vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet lorsque ceux-ci nous permettent d’accomplir un but précis, comme :

  • Satisfaire à nos obligations légales et réglementaires, y compris la lutte contre le blanchiment d’argent et la prévention de la fraude
  • Vérifier votre identité
  • Répondre à vos demandes de renseignements
  • Communiquer avec vous concernant vos comptes, produits et services financiers
  •  Effectuer la gestion de votre compte, comme le traitement des transactions, le prélèvement d’honoraires de conseil, la production de feuillets fiscaux ou les transferts de certains contrats en provenance d’autres institutions financières, selon le type de produit ou de service que vous demandez
  • Mieux vous connaître afin de nous assurer, dans les cas où la loi l’exige, que les produits et services auxquels vous souscrivez correspondent à vos besoins.
  • Déterminer votre admissibilité à certains produits ou services
  • Déterminer le coût d’un produit ou d’un service 
  • Traiter vos réclamations d’assurance
  • Assurer le traitement de toute plainte ou insatisfaction
  • Contribuer à la formation de nos représentants et de nos employés
  • Améliorer nos différents outils en comprenant vos préférences et la manière dont vous les utilisez
  • Vous informer de promotions ou de services dont vous pourriez bénéficier 

6.    À qui pouvons-nous transmettre vos renseignements personnels?

Il peut arriver que, dans le cadre des services que nous vous rendons, nous devions communiquer vos renseignements personnels à une tierce partie. Voici quelques exemples d’entités avec qui vos renseignements pourraient être partagés :

  • D’autres entités ou sociétés affiliées de Groupe Cloutier ou leurs représentants
  • Votre conseiller en services financiers
  • Votre employeur, dans le cadre d’une assurance collective gérée par Groupe Cloutier Avantages Sociaux
  • Des compagnies d’assurance, des fournisseurs de produits de placement ou des institutions financières auprès desquels vous souscrivez des produits ou services via notre entremise
  • Des agences de renseignements et d’évaluation de crédit comme TransUnion ou Equifax
  • Une société chargée de l’impression et la distribution de documents en lien avec les services ou les produits que vous détenez
  • Une entreprise de stockage de données
  • Un tribunal, une autorité réglementaire, un organisme de d’autoréglementation ou un organisme de prévention et de gestion de la fraude
  • Une société chargée de nous fournir des services ou des conseils professionnels en lien avec la gestion de votre compte, comme un assureur responsabilité ou un cabinet d’avocats

Lorsque nous partageons vos renseignements avec une tierce partie, nous nous assurons qu’elle s’engage contractuellement à respecter nos attentes en matière de protection de vos renseignements personnels.

7.    Localisation géographique de vos renseignements personnels

Nous privilégions le fait que vos données soient conservées au Canada. Il pourrait toutefois arriver, dans certaines circonstances, que nous devions partager vos renseignements personnels avec une tierce partie située à l’extérieur du Canada. Avant de transférer vos données dans un autre pays, nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer qu’elles seront protégées adéquatement. Comme pour nos fournisseurs locaux, ceux situés à l’extérieur du pays devront s’engager contractuellement à respecter nos attentes en matière de protection de vos renseignements personnels. 

8.    Comment obtenons-nous votre consentement à recueillir vos renseignements personnels?

Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels lorsque vous demandez ou acceptez un nouveau service auprès de nous. Ce consentement peut être recueilli directement auprès de vous, mais il est aussi possible qu’il soit recueilli par une tierce partie, comme votre conseiller en services financiers ou votre employeur par exemple.

Dans les cas où nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour un but autre que ceux auxquels vous avez consenti, nous demanderons à nouveau votre consentement.

Il existe aussi un certain nombre de situations pour lesquelles nous n’avons pas à obtenir votre consentement exprès afin de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Voici quelques exemples de ces situations :

  • Pour prendre des mesures appropriées si nous détectons une fraude potentielle
  • Sur ordonnance d’un tribunal, d’une autorité réglementaire ou d’un organisme d’autoréglementation
  • Pour qu’une tierce partie puisse effectuer une tâche directement reliée à un produit ou service que vous avez demandé, lorsque l’utilisation de vos renseignements personnels est reliée à une des utilisations prévues par la présente Politique.

9.    Combien de temps vos renseignements personnels seront conservés?

Vos renseignements personnels seront conservés uniquement pendant 1) la durée nécessaire à l’accomplissement des objectifs pour lesquels ils ont été récoltés, 2) le temps exigé par les lois applicables aux produits ou services auxquels vous avez souscrit auprès de nous, ainsi que 3) la durée requise pour protéger nos droits en cas de recours.

Afin d’obtenir davantage d’information sur la durée exacte pendant laquelle ces renseignements seront conservés, nous vous invitons à communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels identifié plus loin dans la présente Politique.

10.    Quels sont vos droits liés à vos renseignements personnels?

À tout moment, vous pouvez demander à consulter ou rectifier les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Si vous êtes en mesure de démontrer que ces renseignements sont erronés ou incomplets, nous les mettrons à jour selon vos instructions.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Dans un tel cas, nous pourrions ne plus en mesure de vous offrir les produits ou services auxquels vous avez souscrit auprès de nous.

Vous pouvez aussi demander que vos renseignements personnels soient supprimés si 1) les objectifs pour lesquels ils ont été récoltés ont été accomplis, 2) les délais de conservation imposés par la loi applicable aux produits ou services auxquels vous avez souscrit sont expirés et 3) ces renseignements ne sont plus requis afin de protéger nos droits en cas de recours.

Si vous considérez que nous avons mal géré vos renseignements personnels, vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels identifié plus loin dans la présente Politique, ou auprès de l’autorité réglementaire responsable de la protection des renseignements personnels de votre province ou territoire.

11.    Qui contacter en cas de besoin en lien avec vos renseignements personnels?

Pour toute question ou préoccupation relativement à notre Politique de traitement des renseignements personnels ou à la façon dont nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels, veuillez nous écrire à :

Responsable de la protection des renseignements personnels
1720, rue de la Sidbec Sud
Trois-Rivières (Qc)
G8Z 4H1
[email protected]

12.    Mise à jour de la présente politique

Les lois, les règlements et les meilleures pratiques en matière de gestion des renseignements personnels évoluent constamment. Nous maintiendrons donc à jour la présente Politique sur une base régulière de manière à refléter ces changements. Les mises à jour seront publiées sur notre site web et prendront effet dès le moment de leur mise en ligne.

Politique et procédure de traitement des plaintes de Groupe Cloutier 

1.    Introduction

Groupe Cloutier Inc. s’engage à traiter chaque plainte reçue de façon équitable, en autant que celle-ci soit justifiée et constitue vraiment une plainte au sens applicable et reconnu par les Autorités. Groupe Cloutier Inc. s’engage à envoyer un accusé de réception et un avis au plaignant. Groupe Cloutier Inc. s’engage à transmettre à l’Autorité le dossier de plainte sur demande du client et de produire et transmettre le rapport de plainte à l’Autorité tel que prescrit par celle-ci.

2.    But de cette politique

La politique de traitement des plaintes a été développée afin d’assurer un traitement équitable et gratuit des plaintes autant pour un conseiller que pour Groupe Cloutier Inc.

3.    Coordonnées de la personne responsable

La personne responsable est Mme Nathalie Girard, Directrice conformité, déontologie et pratiques d’affaires. Elle peut être jointe:

  • par courrier au 1720 Sidbec Sud, Trois-Rivières, Qc G8Z 4H1
  • par courriel à [email protected],
  • par téléphone au 819-373-1345
  • par télécopieur 819-373-5781

Également M. Jean-François Brault, Vice-président finances, supervise le déroulement des plaintes et est responsable de l’autorisation et du dépôt du rapport de plaintes exigé par l’Autorité des marchés financiers (AMF). M. Brault peut être joint:

  • par courrier au 1720 Sidbec Sud, Trois-Rivières, Qc G8Z 4H1
  • par courriel à [email protected]
  • par téléphone au 819-373-1345
  • par télécopieur 819-373-8812

4.    Définition d’une plainte

Une plainte constitue l’expression d’un des trois éléments suivants qui subsiste après avoir été considérée et traitée au niveau opérationnel compétant pour rendre une décision:

  • Un reproche à l’endroit du conseiller ou de Groupe Cloutier Inc.;
  • Le signalement d’un préjudice potentiel ou réel qu’aurait subi ou pourrait subir un consommateur;
  • Une demande de mesure corrective.
     

Généralement, une plainte est exprimée par écrit et signalée par lettre, courriel, télécopie ou toute autre forme qui en permet la conservation. Ne constitue pas une plainte une première manifestation d’insatisfaction de la part d’un consommateur, lorsque cette dernière se règle dans le cours normal des activités de l’entreprise.

5.    Traitement des plaintes

Lorsqu’une plainte est reçue, on s’engage à envoyer un accusé de réception au plaignant dans un délai ne dépassant pas cinq (5) jours ouvrables et accompagné de l’avis. L’accusé de réception contiendra, entre autres, le nom du responsable du traitement de la plainte, le délai de traitement auquel doit s’attendre le plaignant, l’information relative aux services offerts par l’Autorité, une copie de la politique et l’avis au plaignant.

Pour chaque plainte reçue, Groupe Cloutier Inc. va communiquer, sur réception de cette dernière, directement avec la compagnie d’assurance ou le conseiller pour l’aviser de la nature de la plainte et des personnes impliquées. Groupe Cloutier Inc. ou le conseiller tentera de résoudre la situation au meilleur de sa compétence et tiendra au courant la compagnie de toute évolution du dossier dans un délai raisonnable.

Pour chaque plainte reçue, Groupe Cloutier Inc. maintiendra un registre de plainte qui contiendra entre autres, le nom du plaignant, le conseiller impliqué si tel est le cas, la compagnie impliquée, la nature de la plainte, les informations pertinentes recueillies concernant la plainte incluant la source de ces informations, la date de réception de la plainte, la ou les solutions proposées et la date de fermeture de la plainte.

Advenant le cas qu’aucune solution ne semble satisfaire le client, on lui recommandera de s’adresser directement à la compagnie d’assurance impliquée ou à un organisme de son choix. À partir de ce moment, Groupe Cloutier Inc. assurera une collaboration étroite avec l’organisation choisie afin de résoudre le litige et ce jusqu’à satisfaction du client.

À chaque fin de semestre, le rapport de plainte exigé par l’AMF est envoyé par internet.

6.    Allégation d’inconduite

Sans reposer sur une plainte formelle, Groupe Cloutier peut recevoir des informations de source jugée fiable au sujet d’allégation d’inconduite de la part d’un conseiller en ce qui a trait à la vente de produits ou services. Après analyse de cette allégation, Groupe Cloutier se réserve le droit d’informer les autorités et les assureurs concernés par cette allégation.

Conditions d'utilisation

NOUS VOUS PRIONS DE LIRE ATTENTIVEMENT LES CONDITIONS D’UTILISATION DÉCRITES CI-DESSOUS.

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1. Propriété et modalités d’utilisation

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6. Droit applicable

Les présentes Conditions d’utilisation ainsi que la Politique de confidentialité de Groupe Cloutier sont régies et interprétées en vertu des lois en vigueur dans la province de Québec et les lois du Canada qui y sont applicables.

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Politique de confidentialité

Groupe Cloutier accorde une grande importance au droit à la vie privée de tous. C’est pourquoi nous avons mis en place la présente politique de confidentialité visant à assurer la protection de votre intégrité et votre droit de protéger vos renseignements personnels.

La présente politique vise à régir la collecte et l’utilisation de renseignements 1) sur notre site Web (http://www.groupecloutier.com) et/ou (2) que vous nous communiquez sur une base volontaire dans le cadre de votre participation à un service quelconque offert par Groupe Cloutier, et ce, sous réserve de tout refus que vous pourriez dûment nous exprimer à cet égard.

1. Application de la présente politique

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2. Votre consentement

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3. Collecte et traitement de renseignements recueillis par Groupe Cloutier

Collecte

Aucun renseignement personnel à votre égard n’est recueilli lorsque vous accédez au site ou naviguez simplement sur le site Web de Groupe Cloutier. Il doit cependant être noté que lors de tout accès au site Web de Groupe Cloutier, certaines informations sont recueillies automatiquement par notre réseau informatique. Ces informations ne permettent pas à Groupe Cloutier de vous identifier personnellement, mais comprennent notamment des informations relatives à votre nom de domaine ainsi que l’adresse IP par le biais desquels vous accédez à ce site Web. Ces informations pourront être utilisées par Groupe Cloutier pour des fins statistiques, aux fins de notamment lui permettre d’évaluer et d’analyser la fréquence d’accès à son site Web et l’achalandage y afférent.

Vos renseignements personnels ne sont recueillis que lorsque vous nous les fournissez volontairement, notamment dans le cadre de la participation à un service quelconque lequel requiert que vous donniez de tels renseignements, et que vous n’avez pas exprimé de refus à cet égard. Dans tous les cas où vous fournissez volontairement à Groupe Cloutier des renseignements personnels, celle-ci s’engage à les recueillir, utiliser et/ou communiquer conformément à la présente politique et à la législation applicable.

4. Fins pour lesquelles Groupe Cloutier peut utiliser les renseignements personnels qui lui sont dûment fournis

a) Sondage, concours ou promotion de Groupe Cloutier

Dans le cadre de l’administration d’un sondage, concours et/ou promotion, Groupe Cloutier pourrait utiliser, sous réserve de tout refus exprimé de votre part, les renseignements personnels, tels qu’ils lui seront fournis sur une base volontaire, par l'envoi de message(s) ou par suite d'une participation relative à un sondage, concours ou promotion. Les renseignements recueillis à telle fin serviront essentiellement à communiquer avec vous si vous gagnez. Les concours et/ou promotions offerts par Groupe Cloutier pourront être soumis à des règles particulières qui seront plus amplement décrites dans le cadre du lancement de tout concours ou promotion.

b) Autres fins

Groupe Cloutier s’engage à ne pas utiliser les renseignements personnels recueillis conformément à la présente politique ou de la législation applicable à d’autres fins, à moins d’obtenir votre consentement préalable à cette fin ou dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque Groupe Cloutier croit de bonne foi que la loi le permet ou l’exige.

5. Communication à des tiers

Groupe Cloutier s’engage à ne pas divulguer à des tiers les renseignements personnels recueillis conformément à la présente politique ou de la législation applicable, à moins d’obtenir votre consentement préalable à cette fin ou dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque Groupe Cloutier croit de bonne foi que la loi le permet ou l’exige.

6. Mineur

L’autorisation d’un parent ou tuteur est requise pour qu’un enfant ou un jeune âgé de moins de dix-huit (18) ans (un « Mineur ») puisse participer à une activité organisée par Groupe Cloutier, notamment tout sondage, concours ou promotion. Dans l’éventualité où toute telle activité s’adresse particulièrement à un Mineur, l’autorisation du parent ou tuteur sera expressément requise.

Groupe Cloutier ne recueillera ni n’utilisera quelque renseignement personnel sur les Mineurs sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur.

7. Utilisation de témoins (« cookies »)

L’utilisation d’un témoin n’est pas liée aux renseignements personnels identifiables durant votre navigation sur notre site Web. Vous pouvez en tout temps désactiver lesdits témoins en modifiant la configuration de votre navigateur, mais cette action pourrait vous priver de l’accès à certaines parties de notre site Web.

8. Liens vers d’autres sites

Ce site Web de peut contenir des liens permettant aux utilisateurs de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises. Groupe Cloutier n’assume aucune responsabilité en ce qui a trait aux pratiques de confidentialité des renseignements ni au contenu de tels sites.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question ou préoccupation relativement à notre politique de confidentialité ou à la façon dont nous gérons les renseignements confidentiels de nos clients, veuillez nous écrire au : [email protected].

Dernière mise à jour le 26 septembre 2023.