Agent(e) - Services administratifs (Description in French only)

VOUS RELÈVEREZ LES DÉFIS PROFESSIONNELS SUIVANTS 

Le titulaire du poste est responsable de la réception de tous les appels entrants ainsi que de l’accueil des visiteurs.  Il accomplit également du travail de soutien administratif pour différents secteurs du centre financier et du siège social. Il effectue également toutes autres tâches connexes reliées à son poste.

Responsabilités spécifiques :

• Réception

• Répond à tous les appels entrants

• Répond aux besoins des appelants et redirige les appels aux destinataires

• Reçoit et accueille les clients (conseillers, fournisseurs, clients des conseillers, et autres visiteurs)

• Apporte son soutien dans la prise d’appels lors de besoin au niveau des autres centres financiers

Soutien administratif /général

• Sur une base quotidienne, ouvre et distribue le courrier (courrier postal, messagers, courrier interne, etc.) à l’interne

• Envoie les télécopies des différents intervenants du centre financier et les transmet aux destinataires

• Reçoit les états de comptes du siège social hebdomadairement et les envoient aux cabinets d’assurance générale (IARD) ainsi qu’à leurs conseillers

• Prépare à l’occasion des lettres, des mémos ou des rapports en français ou en anglais pour le directeur régional

• Prend les confirmations pour les formations aux conseillers suite à la publication du calendrier mensuel

• Réserve et prépare la salle de conférence pour les réunions

• Gère les cartes d’anniversaires et de Noël pour les conseillers et les fournisseurs

• Décore la réception selon les différentes fêtes durant l’année

• Reçoit les commandes des conseillers pour demandes de logiciels des fournisseurs

• Reçoit et effectue les commandes des formulaires de remplacement auprès de l’Autorité des Marchés Financiers

• S’occupe de commander et de gérer l’inventaire des fournitures de bureau

• Vérifie les factures des fournisseurs (reliées à l’administration) avant l’envoi au siège social pour le paiement

• Gère la petite caisse et des petits achats requis pour le bureau.  Balance la petite caisse et produit un rapport au siège social pour chèque

• Agit comme personne-ressource pour tous problèmes reliés à l’éclairage, au chauffage et aux photocopieurs, ainsi que pour l’ajout et le retrait des programmations attitrés à un employé

• Effectue les demandes de vignettes de stationnement auprès de l’administration de la Place Versailles

• Responsable de la commande du café et de l’eau pour le centre financier

Mise sous contrat

• Supporte les conseillers en sécurité financière dans les activités de mises sous contrat avec les compagnies d’assurance, le transfert des conseillers et les activités liées à l’achat ou vente de clientèle

• Analyse, valide et traite les dossiers de mise sous contrat

• S’assure d’avoir toutes les informations requises au dossier

• Entreprend les démarches nécessaires afin d’obtenir les documents manquants

• Entre les informations dans le système et documente le dossier

• Fait le suivi avec les conseillers et les compagnies

Profil recherché :

• Formation en bureautique

• Expérience à titre de réceptionniste

• Expérience dans la gestion de plusieurs lignes téléphoniques

• Bonne connaissance des systèmes téléphoniques

Nous vous offrons :

• Une formation complète

• Un horaire de jour sur semaine de 37 heures

• Un poste permanent

• Une rémunération compétitive

• Des journées mobiles

• Des mesures de conciliation travail-famille

• Un régime d’assurance collective

• Un comité social des plus actif

• Des possibilités d’avancement

• Et plus encore!